Darbuotojų asmens duomenų tvarkymo politika

KAS TVARKO JŪSŲ DUOMENIS?

  1. Jūsų asmens duomenų valdytoja yra Ova klinika, UAB (toliau – Klinika), adresas Klaipėdos g. 23, LT-20121 Ukmergė, el. paštas sveiki@ovaklinika.lt, tel. +370 652 32903. Šiuo pranešimu Klinika informuoja esamus ir buvusius darbuotojus apie jų asmens duomenų tvarkymą.
  2. Praktikantams, savanoriams ar kitiems ne pagal darbo sutartį dirbantiems asmenims ši informacija taikoma tiek, kiek ji atitinka jų santykio su Klinika pobūdį.
  3. Šis pranešimas nėra darbuotojo sutikimas. Kai duomenys būtini darbo sutarčiai vykdyti ar Klinikos teisinėms pareigoms įvykdyti, jie tvarkomi nepriklausomai nuo darbuotojo sutikimo. Sutikimas naudojamas tik atskirais, aiškiai nurodytais atvejais, pavyzdžiui, darbuotojo atvaizdui naudojant individualioje reklaminėje medžiagoje.

KOKIAIS TIKSLAIS IR KOKIU PAGRINDU TVARKOMI DUOMENYS?

  1. Klinika tvarko tik tiek duomenų, kiek reikia žemiau nurodytiems tikslams. Konkretus duomenų rinkinys priklauso nuo darbuotojo pareigų, profesinės veiklos ir taikomų teisės aktų.
Tikslas Teisinis pagrindas Duomenų kategorijos Saugojimo terminas / kriterijai
Darbo sutarties sudarymas ir darbo santykių administravimasBDAR 6 str. 1 d. b ir c p.Vardas, pavardė, gimimo data arba asmens kodas, kontaktai, adresas, parašas, darbo sutarties, pareigų ir personalo bylos duomenys.Darbo santykių metu ir po jų – teisės aktuose bei Klinikos dokumentacijos plane nustatytą laiką.
Darbo užmokesčio, mokesčių, išmokų ir socialinių garantijų administravimasBDAR 6 str. 1 d. b ir c p.; kai taikoma – 9 str. 2 d. b p.Banko sąskaita, darbo laikas, atlygis, išskaitos, mokesčių ir socialinio draudimo duomenys, teisę į lengvatas ar išmokas pagrindžiantys duomenys.Apskaitos, mokesčių ir darbo teisės aktuose nustatytą laiką.
Darbo laiko, atostogų, neatvykimų ir nedarbingumo administravimasBDAR 6 str. 1 d. b ir c p.; 9 str. 2 d. b p.Darbo grafikas, darbo laikas, atostogos, komandiruotės, neatvykimai, nedarbingumo faktas ir laikotarpis; tik tiek sveikatos duomenų, kiek būtina.Darbo santykių metu ir teisės aktuose nustatytą laiką.
Darbuotojų sauga ir sveikata, privalomieji sveikatos patikrinimaiBDAR 6 str. 1 d. c p.; 9 str. 2 d. b ir h p.Sveikatos patikrinimo faktas, išvada dėl tinkamumo dirbti, apribojimai, nelaimingų atsitikimų ir instruktavimų duomenys. Klinika netvarko perteklinės medicininės informacijos.Darbuotojų saugos ir sveikatos teisės aktuose nustatytą laiką.
Profesinės kvalifikacijos ir teisės teikti sveikatos priežiūros paslaugas patikraBDAR 6 str. 1 d. b ir c p.Išsilavinimas, licencijos numeris ir galiojimas, sertifikatai, kvalifikacijos tobulinimo, mokymų ir kompetencijų duomenys.Darbo santykių metu ir teisės aktuose nustatytą laiką.
Darbo priemonių, patalpų ir informacinių sistemų prieigos administravimasBDAR 6 str. 1 d. b ir f p.Darbuotojo identifikatorius, paskyra, suteiktos teisės, įrenginių ir turto perdavimo duomenys, prisijungimų bei saugumo žurnalai.Kol prieiga aktyvi; žurnalai – pagal Klinikos saugumo ir incidentų valdymo terminus.
Informacijos ir kibernetinio saugumo užtikrinimas, incidentų tyrimasBDAR 6 str. 1 d. c ir f p.Sistemų, el. pašto paskyrų ir įrenginių techniniai duomenys, veiksmų žurnalai, incidento aplinkybės. Susirašinėjimo turinys tikrinamas tik kai būtina ir proporcinga.Iki incidento ar teisėto reikalavimo išnagrinėjimo, vėliau – teisės aktuose nustatytą laiką.
Fizinio saugumo, turto ir asmenų apsauga vaizdo stebėjimo priemonėmisBDAR 6 str. 1 d. f p. – Klinikos teisėtas interesasAtvaizdas, buvimo vieta ir laikas. Garsas neįrašomas; procedūrų ir gydytojų kabinetai nestebimi.Vaizdo stebėjimo taisyklėse nustatytą terminą; incidento įrašas gali būti saugomas iki tyrimo pabaigos.
Vidaus komunikacija ir darbuotojo profesinis pristatymasBDAR 6 str. 1 d. b ir f p.; individualiai reklamai – 6 str. 1 d. a p.Vardas, pavardė, pareigos, profesinė kvalifikacija, darbo kontaktai; nuotrauka ar vaizdo įrašas – kai būtina arba gavus atskirą sutikimą.Darbo santykių metu; sutikimu skelbiama medžiaga – iki sutikimo atšaukimo arba nustatyto naudojimo pabaigos.
Veiklos organizavimas, kokybės kontrolė, auditai ir teisinių reikalavimų laikymasisBDAR 6 str. 1 d. c ir f p.Darbo rezultatai, pavedimai, mokymų ir patikrų duomenys, profesinės veiklos bei su incidentais susijusi informacija.Pagal dokumento pobūdį ir teisės aktuose ar Klinikos dokumentacijos plane nustatytą terminą.
Darbo pareigų vykdymo vertinimas, pažeidimų ir ginčų administravimasBDAR 6 str. 1 d. b, c ir f p.Paaiškinimai, vertinimai, skundai, pažeidimų ar tyrimų duomenys, reikalavimų ir ginčų medžiaga.Iki procedūros ar ginčo pabaigos ir taikomo ieškinio senaties termino pabaigos.
Skubus susisiekimas nelaimės ar ypatingos situacijos atvejuBDAR 6 str. 1 d. f p. – darbuotojo ir Klinikos teisėtas interesasDarbuotojo savanoriškai nurodyto kontaktinio asmens vardas, pavardė, ryšys ir telefono numeris.Iki darbo santykių pabaigos arba kol darbuotojas duomenis pakeičia ar paprašo pašalinti.
Teisėtų valstybės institucijų, teismų ar kitų įgaliotų subjektų reikalavimų vykdymasBDAR 6 str. 1 d. c p.; kai taikoma – 9 str. 2 d. b, f arba h p.Tik konkrečiam reikalavimui įvykdyti būtini darbuotojo duomenys.Pagal reikalavimo ir su juo susijusios bylos saugojimo terminą.

IŠ KUR GAUNAMI JŪSŲ DUOMENYS?

  1. Duomenis Klinika paprastai gauna iš Jūsų. Kai tai būtina ir teisėta, duomenys taip pat gali būti gaunami iš valstybės registrų ir informacinių sistemų, „Sodros“, Valstybinės mokesčių inspekcijos, sveikatos priežiūros ar profesinės licencijos duomenis administruojančių institucijų, mokymo įstaigų, ankstesnio darbdavio (tik turint teisėtą pagrindą ir, kai būtina, Jūsų leidimą), taip pat iš kitų asmenų, nagrinėjant incidentą, skundą ar teisėtą reikalavimą.
  2. Jeigu teisės aktai arba darbo sutarties sudarymas reikalauja pateikti konkrečius duomenis, jų nepateikus Klinika gali negalėti sudaryti ar tinkamai vykdyti darbo sutarties, apskaičiuoti išmokų ar suteikti teisės aktuose numatytų garantijų. Kai duomenis pateikti neprivaloma, apie tai nurodoma atskirai.

KAM DUOMENYS GALI BŪTI TEIKIAMI?

  1. Klinikos viduje duomenis gauna tik tie darbuotojai, kuriems jų reikia pareigoms vykdyti. Pagal būtinybę duomenys gali būti teikiami darbo užmokesčio ir apskaitos, IT priežiūros, informacinių sistemų, dokumentų saugojimo, teisinių, audito, mokymų, draudimo ar profesinės sveikatos paslaugų teikėjams; bankams; valstybinėms institucijoms, teismams ir teisėsaugai; profesinę veiklą ar licencijavimą prižiūrinčioms institucijoms; kitiems gavėjams, kai tai būtina pagal teisės aktus arba Klinikos teisėms pareikšti, vykdyti ar apginti. Paslaugų teikėjai, veikiantys Klinikos vardu, duomenis tvarko pagal sutartį ir tik Klinikos nurodymais.
  2. Klinika siekia darbuotojų duomenis tvarkyti Europos ekonominėje erdvėje. Jeigu paslaugų teikėjas duomenis perduoda už jos ribų, perdavimas atliekamas tik esant BDAR nustatytam pagrindui ir taikant tinkamas apsaugos priemones, pavyzdžiui, Europos Komisijos standartines sutarčių sąlygas. Informaciją apie konkrečiam perdavimui taikomas apsaugos priemones galite gauti kreipdamiesi į Kliniką.

KIEK LAIKO DUOMENYS SAUGOMI?

  1. Duomenys saugomi lentelėje nurodytą laiką arba pagal joje nurodytus kriterijus. Konkretūs terminai nustatomi pagal darbo, mokesčių, apskaitos, darbuotojų saugos, sveikatos priežiūros ir dokumentų archyvavimo reikalavimus bei Klinikos dokumentacijos planą. Pasibaigus terminui duomenys saugiai sunaikinami arba nuasmeninami, išskyrus atvejus, kai juos reikia išsaugoti vykstančiam tyrimui ar ginčui.

JŪSŲ TEISĖS

  1. Jūsų kaip duomenų subjektų teisės:
    1. gauti informaciją apie savo duomenų tvarkymą ir susipažinti su tvarkomais duomenimis;
    2. reikalauti ištaisyti netikslius ar papildyti neišsamius duomenis;
    3. BDAR nustatytais atvejais reikalauti ištrinti duomenis arba apriboti jų tvarkymą;
    4. BDAR nustatytais atvejais nesutikti su duomenų tvarkymu, grindžiamu teisėtu interesu;
    5. gauti savo pateiktus duomenis susistemintu, įprastai naudojamu ir kompiuterio skaitomu formatu, kai taikoma teisė į duomenų perkeliamumą;
    6. bet kada atšaukti sutikimą, kai tvarkymas grindžiamas sutikimu; atšaukimas nepanaikina iki jo atlikto tvarkymo teisėtumo;
    7. pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (vdai.lrv.lt) arba kreiptis į teismą.
  2. Prašymą galite pateikti el. paštu sveiki@ovaklinika.lt, paštu ar atvykę adresu Klaipėdos g. 23, LT-20121 Ukmergė. Klinika gali paprašyti informacijos tapatybei patvirtinti, tačiau tik tiek, kiek būtina. Teisės nėra absoliučios – prieš vykdydama prašymą Klinika įvertins, ar konkrečiu atveju tenkinamos BDAR sąlygos.

AUTOMATIZUOTI SPRENDIMAI IR DUOMENŲ SAUGUMAS

  1. Klinika nepriima vien automatizuotu duomenų tvarkymu, įskaitant profiliavimą, grindžiamų sprendimų, kurie darbuotojui sukeltų teisines arba panašiai reikšmingas pasekmes. Klinika taiko organizacines ir technines priemones, skirtas apsaugoti duomenis nuo neteisėtos prieigos, praradimo, pakeitimo ar atskleidimo, įskaitant prieigos teisių valdymą, slaptažodžius, antivirusinę apsaugą, atsargines kopijas ir darbuotojų konfidencialumo pareigas.

PRANEŠIMO KEITIMAS

  1. Klinika gali atnaujinti šį pranešimą pasikeitus duomenų tvarkymui ar teisės aktams. Apie esminius pakeitimus darbuotojai informuojami įprastais Klinikos vidaus komunikacijos kanalais.